Pravidla pro vedení vnitřního oznamovacího systému společnosti
DIEFFENBACHER-CZ, hydraulické lisy s.r.o.
dle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.
I.
Působnost vnitřního oznamovacího systému
1.1 Vnitřní oznamovací systém naplňuje závazný interní postup a pravidla pro podávání a přijímání oznámení o protiprávním jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů, jakož i posuzování důvodnosti takových oznámení a všech dalších souvisejících činností.
1.2 Vnitřní oznamovací systém se vztahuje na celou společnost a je závazná pro všechny její organizační součásti.
1.3 Vnitřní oznamovací systém se vztahuje na všechny zaměstnance společnosti v pracovněprávním vztahu a na další dotčené fyzické osoby, které vykonávají pro společnost práci anebo jinou obdobnou činnost na základě jiného smluvního vztahu, na uchazeče o zaměstnání a na osoby vykonávající u společnosti odbornou praxi, stáž anebo jinou obdobnou činnost, jakož i na členy všech orgánů společnosti.
1.4 Vnitřní oznamovací systém se dále přiměřeně použije i na další fyzické osoby, které jsou v postavení zaměstnance, člena orgánu anebo společníka každé právnické osoby, jež je dodavatelem zboží, služeb nebo stavebních prací, nebo jsou samy takovým dodavatelem v postavení nezávislého podnikatele (osoby samostatně výdělečně činné).
II.
Účel vnitřního oznamovacího systému
2.1 Působnost vnitřního oznamovacího systému se vztahuje na podávání, přijímání, prošetřování a posuzování důvodnosti oznámení, která:
a) mají znaky trestného činu,
b) mají znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
c) porušují zákon o ochraně oznamovatelů nebo
d) porušují jiný právní předpis České republiky nebo předpis Evropské unie v oblasti:
2.2 Zákonem o ochraně oznamovatelů není dotčena zákonná povinnost oznámit přímo orgánům činným v trestním řízení spáchané trestné činy, které jsou taxativně uvedeny v ustanovení § 368 TZ (dále jen „oznamovací povinnost“).
III.
Podávání a přijímání oznámení
3.1 Oznámení o protiprávním jednání lze v rámci vnitřního oznamovacího systému podat v souladu s požadavky zákona o ochraně oznamovatelů následujícími způsoby:
a) písemně v elektronické podobě oznamovatel@dieffenbacher.cz;
b) písemně v listinné podobě zaslané jako listovní zásilka na poštovní adresu společnosti:
Řípská 15, 627 00 Brno - Slatina, a to s tím, že obálka musí být označena slovy:
"NEOTVÍRAT - k rukám Hana Müllerová";
c) ústně - na telefonním čísle +420 734 801 334;
d) osobně po dohodě s příslušnou osobou; v tomto případě musí příslušná osoba oznámení přijmout osobně od oznamovatele v přiměřené lhůtě, nejpozději však do čtrnácti (14) dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal.
3.2 Oznámení lze při splnění zákonných podmínek rovněž podat prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti a/nebo přímo u příslušného orgánu veřejné moci, tj. u Policie ČR, orgánů státního zastupitelství a/nebo u věcně příslušných orgánů veřejné správy dle jejich působnosti.
3.3 K přijímání oznámení, k jejich prošetřování a posuzování důvodnosti, ke komunikaci s oznamovatelem, k navrhování opatření k nápravě, jakož i k dalším činnostem podle § 11 a § 12 zákona o ochraně oznamovatelů je společností určena příslušná osoba.
3.4 Příslušná osoba zašle oznamovateli nejpozději do sedmi (7) dnů ode dne podání oznámení vyrozumění o přijetí oznámení. To neplatí pouze v případě, kdy:
a) oznamovatel výslovně požádá příslušnou osobu, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo
b) je zřejmé, že by vyrozuměním o přijetí oznámení došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
3.5 V případě, že se co do obsahu skutkově nejedná o oznámení ve smyslu § 2 ZOCH, takové oznámení již příslušná osoba dále neprošetřuje a nezahájí posuzování jeho důvodnosti, o čemž oznamovatele rovněž ve lhůtě sedmi (7) dnů ode dne podání oznámení vyrozumí.
3.6 Příslušná osoba je povinna každé podané oznámení řádně a včas zaevidovat v evidenci oznámení, přidělit mu příslušný identifikátor a dále jej vést výhradně pod tímto identifikátorem.
IV.
Posuzování důvodnosti oznámení
4.1 Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost oznámení a písemně vyrozumět oznamovatele o výsledcích posouzení do třiceti (30) dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o dalších třicet (30) dnů, nejvýše však dvakrát, tj. maximální délka pro posuzování důvodnosti oznámení může ve výjimečných případech činit devadesát (90) dnů ode dne podání oznámení. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna vždy oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím.
V.
Opatření na ochranu oznamovatelů
5.1 V rámci vedení vnitřního oznamovacího systému, jakož i při souvisejících anebo dalších činnostech všech zaměstnanců a/nebo členů orgánů společnosti platí přísný zákaz uplatňování jakýchkoli odvetných opatření vůči oznamovatelům.
VI.
Další ustanovení
6.1 V souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému u společnosti dochází ke zpracování osobních údajů, na které se vztahují příslušné právní předpisy, zejména obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále také jen „GDPR“).
6.2 Společnost jako správce osobních údajů a jako povinný subjekt podle zákona o ochraně osobních údajů zpracovává osobní údaje na základě právního důvodu (titulu): plnění právních povinností správce podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Doba uchování osobních údajů obsažených v oznámení a v dokumentech spojených s oznámením činí pět (5) let ode dne přijetí oznámení.
6.3 Další práva povinnosti společnosti neuvedené v tomto dokumentu se řídí příslušnými paragrafy zákona o ochraně oznamovatelů.
DIEFFENBACHER-CZ, s.r.o.